Versión-Fecha: 3-12/2022
Comprender e identificar los términos y condiciones de SMART TRAINING SOCIETY SA.S.
Estos términos y condiciones constituirán la base de la compra de los servicios y/o productos ofrecidos por SMART TRAINING SOCIETY S.A.S. Que en casos específicos, aplicarán términos y condiciones que se relacionen con un producto en particular, campaña y servicio.
¿Qué es servicio de instituto? Son los programas presenciales en formación en inglés A1, A2, B1, B2 y C1 y francés A1, A2, B1 y B2 dictados en cada una de nuestras sedes acorde a la metodología PPP y con un máximo de 6 estudiantes en el desarrollo de las clases del programa.
Canales a disposición de los estudiantes: Correo servicioalcliente@smart.edu.co, Plataforma School Pack (https://schoolpack.smart.edu.co/idiomas/alumnos.aspx), Chat en línea (https://smart.edu.co/), PBX 3009125500.
Carta de inducción Documento que presenta información relevante para el acceso a los servicios ofertados por la Academia, condiciones académicas para su avance en los programas y responsabilidades del estudiante durante su proceso formativo.
Beneficiario/Estudiante Toda persona que ha sido matriculada en alguno de los programas y/o servicios ofertados por la academia cumpliendo los perfiles de ingreso dispuestos para los mismos y quien hace uso activo de dichos servicios.
Titular/Contratante: Persona que hace parte del contrato, es la parte que contrata.
Contratista: Persona que hace parte del contrato, es la parte contratada para que ejecute o desarrolle el objeto del contrato.
C.P: Siglas de Corporativo y Personalizado las cuales hacen referencia a aquellos programas que se imparten a miembros de una empresa (Corporativo) o estudiantes que llegan a Smart a tomar clase de manera independiente (Personalizado)
C.P.P: Siglas de Corporativo y Personalizado Presencial
C.P.V: Siglas de Corporativo y Personalizado Virtual
SMART C.P Presencial: Se refiere a los servicios de corporativo y personalizado prestados de manera presencial. Un docente se dirige al lugar de trabajo u oficina de los estudiantes e imparte clases de acuerdo a los lineamientos estipulados en C.P.
SMART C.P.V 100% en línea: Se refiere a los servicios de corporativo y personalizado prestados de manera virtual, a través de clases sincrónicas. Los cursos adquiridos bajo esta denominación, son impartidos en su totalidad con el acompañamiento de un docente en línea.
SMART C.P.V 50/50: Se refiere a los servicios de corporativo y personalizado prestados de manera virtual a través de clases sincrónicas y asincrónicas. Los cursos adquiridos bajo esta denominación, son impartidos así: 50% de la totalidad de las horas a cursar en forma de autoestudio a través de nuestra plataforma Smart y 50 horas con acompañamiento de un docente en línea.
SMART ONLINE: Hace referencia a los cursos en modalidad de educación virtual ofertados por la institución.
Cursos grupales de idiomas (e-learning): Son aquellos cursos en modalidad de e-learning referentes el idioma inglés, francés y español, mediado a través de la plataforma con alto contenido autónomo y una duración mínima de 6 meses.
Cursos cortos: Curso de inglés con fines específicos y duración menor a un mes
Los términos y condiciones aplican a cualquier contrato celebrado por SMART TRAINING SOCIETY S.A.S, en ejercicio de su objeto social y respecto a la participación en los servicios y/o productos contratados. Estos términos y condiciones hacen parte integral del contrato suscrito por las partes.
Por lo cual se pide que sean leídos detenidamente previo a firmar o contratar algún servicio y/o producto de SMART TRAINING SOCIETY S.A.S dado que indicarán aprobación y aceptación de los mismos.
Generalidades de los servicios
Uso de la plataforma Smart online y plataforma meet en los programas C.P.V 50/50 y C.P.V 100% en línea
Informar irregularidades. Comunicar al coordinación SmartOnline si se presenta alguna irregularidad referida a: agresión física, agresión verbal, agresión gestual, agresión relacional, agresión electrónica, ciberacoso escolar (según lo indicado en el manual de convivencia) informar si es menor de edad, para registrar el correo electrónico de control parental y acudiente académico.
Presentación personal. Tener una presentación personal adecuada para asistir a las sesiones virtuales.
Asistencia. Ingresar a la hora estipulada para la sesión virtual. El docente podrá tomar la asistencia al inicio de la sesión, durante y al final de la misma.
Participación. El estudiante debe ingresar a la sesión virtual con su nombre y apellidos.
Uso de micrófono y cámara. Durante las sesiones virtuales se recomienda tener deshabilitadas la cámara y el micrófono para no afectar la comunicación. El docente es quien dirige el uso de la cámara y el micrófono durante las sesiones virtuales y siempre y cuando sea necesario para el desarrollo de las actividades propuestas , así mismo como para la toma de la asistencia.
Chat. Durante el desarrollo de las sesiones virtuales, el uso del chat está destinado para la participación activa de los estudiantes, así como realizar preguntas y pedir la palabra . Esta opción no debe usarse para atender asuntos personales u otros ajenos al curso. Se recomienda hacer uso del chat usando un lenguaje respetuoso y cortés para con los participantes de la sesión
Grabación de sesiones virtuales. Las sesiones virtuales que son impartidas por el docente Onlines son grabadas y estarán disponibles para su consulta en el repositorio de materiales dentro de la plataforma. (aplica para cursos grupales)
Solicitud de cambio de grupo de cursos SmartOnline. El estudiante tendrá derecho a solicitar, por única vez y sin costo alguno, un cambio de grupo como medida excepcional con previa verificación de su progreso académico y estado financiero, siempre y cuando se evidencie la inscripción en plataforma esté activa y estar al día con las obligaciones financieras adquiridas con la institución. Dicho cambio debe ser justificado con una razón válida y esta puede ser solicitada siguiendo el conducto indicado en este adendo para solicitudes de índole académico. Para realizar este procedimiento, el contrato debe estar vigente, y la caducidad del mismo no presentará variaciones y continuará siendo la pactada en el contrato.
Participación. Se recomienda al estudiante participar de manera activa en los foros de discusión semanal dando respuesta a los temas de discusión dispuestos por el/la docente. Estos estarán disponibles durante todo el proceso de formación del estudiante.Se debe hacer uso del foro usando un lenguaje respetuoso y cortés para con los participantes del foro.
Durante la prestación del servicio para los cursos Smartonline, la comunicación entre acudientes y estudiantes con el personal académico y administrativo se establecerá por medio de correo electrónico y/o a través de la plataforma .
Ante una situación académica: la competencia para resolver o el conducto regular es el siguiente:
Ante una situación de servicio al cliente el conducto regular es el siguiente:
Ante una situación relacionada con pagos y envío de comprobantes, el conducto regular es el siguiente:
Ante una situación relacionada con: solicitud de estados de cuenta, información de cuotas, valor a pagar, y /o fechas de pago, el conducto regular es el siguiente:
El estudiante que por causas no atribuibles a la Academia de Idiomas Smart no pueda continuar con el servicio adquirido, no tendrá derecho a reembolsos. Smart le da opciones de ceder el servicio o pagar la cláusula penal del contrato firmado para la terminación del mismo.
El aspirante a estudiar en la Academia Idiomas Smart tiene la responsabilidad del nivel de inicio al curso o programa, por lo cual Smart facilitará el acceso a la presentación de un test de clasificación para definir su nivel. El candidato puede renunciar a realizar este test, en cuyo caso indicará que su nivel es el básico.
Todas las compras de servicios (programas, cursos o exámenes) son asentadas con la generación del pago, la ficha de estudiante y el contrato de prestación de servicios o formato de inscripción al examen, el cual estos dos últimos al ser firmados por el contratante da conocimiento y aceptación de las cláusulas incluidas en el mismo.
La academia de idiomas Smart pone a disposición los canales de atención comercial a través del chat de la página, el PBX 3009125500 o al whatsapp 3186171036 y/o directamente en cualquiera de nuestras sedes a nivel nacional.
Si el pago de sus obligaciones no es atendido de manera oportuna por parte del Contratante el cual está pactado en el contrato de prestación de servicio iniciaremos gestión de cobro con el fin de lograr su normalización teniendo en cuenta las siguientes etapas:
Si cubiertas las anteriores etapas, Smart no ha recibido el pago efectivo de los valores en mora, a partir del día 61 o de acuerdo al nivel de riesgo, se trasladará la gestión de recuperación a firmas o personas naturales externas especializadas en la actividad de cobranza persuasiva en aras de no iniciar el cobro jurídico.
La casa de cobro asignada, realizará el envío de cartas, llamadas, mensajes de texto y/o telefónicos, correos electrónicos; y en algunos casos gestión personalizada al deudor por medio de visita. Los Gastos de Cobranza que se causen serán trasladados al deudor y liquidados máximo por el 20% sobre el saldo total de la obligación.
En esta etapa el objetivo principal es realizar investigación a los clientes los cuales se presentan renuentes con el pago de la obligación teniendo como objetivo iniciar un proceso jurídico el cual nos permita hacer efectiva la recuperación teniendo en cuenta que la casa de cobro asignada garantice la viabilidad de los procesos.
Smart y sus representantes y/o abogados externos emplearán individual o simultáneamente los siguientes medios para contacto y gestión de cobranza:
Llamadas telefónicas y contacto directo con el titular de los créditos.
Llamadas telefónicos y contacto con terceros adultos: cónyuge, hijos, padres, y/o hermanos; en caso de no logarse contacto con el cliente, se procederá a llamar a las Referencias informadas en la ficha de estudiante, con el fin de lograr contacto con el Titular de la obligación.
Llamados telefónicos con mensaje a contestador automático.
Visitas.
Cartas.
Mensajería SMS.
E-mail.
Notificaciones.
Los pagos se pueden realizar por medio de tarjetas de crédito o débito directamente en nuestras sedes, para pagos por transferencia bancaria consignación se deben consultar con los números de cuenta autorizados los cuales están registrados en el documento de Inducción. En el caso de realizar el pago por medio de consignación o transferencia bancaria es importante enviar el soporte de pago al correo pagos@smart.edu.co
ATENCIÓN DE PQRS: El área de servicio al cliente es la encargada de la recepción y atención de PQRS, para lo cual ha dispuestos los siguientes canales para la recepción:
El horario de atención del área de servicio al cliente será de lunes a viernes de 8:00am a 6:00pm, jornada continua y Sábados de 8:00am a 4:00pm.
4.7.1. Término de respuesta
Toda petición deberá resolverse dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recepción.
4.7.2. Peticiones incompletas: está incompleta o que el peticionario deba realizar una gestión de trámite a su cargo, necesaria para adoptar una decisión de fondo, y que la actuación pueda continuar sin oponerse a la ley, SMART requerirá al peticionario dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de radicación para que la complete en el término máximo de un (1) mes.
4.7.3. Peticiones irrespetuosas, oscuras o reiterativas. Toda petición debe ser respetuosa so pena de rechazo. Solo cuando no se comprenda la finalidad u objeto de la petición esta se devolverá al interesado para que la corrija o aclare dentro de los diez (10) días siguientes. En caso de no corregirse o aclararse, se archivará la petición.
Respecto de peticiones reiterativas ya resueltas, Smart remitirá las respuestas anteriores.
4.7.4 Inconformidad de respuesta: En caso que el estudiante, beneficiario, contratante y/o titular no esté de acuerdo con la respuesta entregada por Smart, podrá interponer ante la Superintendencia de Industria y Comercio recurso de reposición en subsidio de apelación.
Para mayor conocimiento, remitir al procedimiento de servicio al cliente
Todo el contenido de la academia de idioma SMART es propiedad de SMART TRAINING SOCIETY S.A.S. Lo anterior abarca todos los elementos que lo integran o lo componen, incluyendo a título meramente enunciativo y no taxativo, los derechos intelectuales derivados de la programación y diseño del sitio y sus plataformas, sitios y programas electrónicos, marcas, logotipos, imágenes, videos, textos, gráficos, conceptos, cuadros, archivos de audio y video, y en general cualquier elemento asociado a todo el contenido. Queda estrictamente prohibido que se utilice, copie o reproduzca de forma total o parcial el contenido por cualquier medio. Asimismo, queda prohibido distribuir, reproducir, publicar, transmitir, traducir, vender o disponer de manera alguna todo o parte del contenido ya sea a título oneroso o gratuito, cualquiera sea la modalidad o el medio. No se puede adquirir, adaptar, variar, replicar, divulgar o explotar los mismos, En caso de incumplir cualquier condición de propiedad intelectual, se hará responsable al infractor antes los entes competentes.
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